Συσκευές εργαζομένων: Σκέψεις για την Αποδεκτή Πολιτική Χρήσης της επιχείρησης σου

Εάν αποφάσισες να διαθέσεις συσκευές στους εργαζομένους σου, όπως laptop και κινητά τηλέφωνα, καλή ιδέα θα ήταν να εφαρμόζεις μια πολιτική για να διασφαλίσεις την σωστή χρήση τους και να αποτρέψεις κινδύνους κυβερνοασφάλειας.

Εδώ έχουμε μερικά χρήσιμα θέματα να σκεφτείς για την δημιουργία μιας Πολιτικής Αποδεκτής Χρήσης για τους εργαζομένους (ΠΑΧ):

Κανόνες για το τι μπορούν και τι όχι να κάνουν οι εργαζόμενοι με τις συσκευές:

Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν που μπορούν και που όχι να χρησιμοποιούν τις συσκευές. Είναι σημαντικό να θέσεις κανόνες και να είσαι ξεκάθαρος σε ποιες συσκευές που έχουν διατεθεί από την επιχείρηση, όπως laptop, κινητά τηλέφωνα ή tablet, αφορά η πολιτική. Καθόρισε τι επιτρέπεται στους εργαζομένους να κάνουν με αυτές τις συσκευές, όπως η χρήση τους μόνο για δουλείες που έχουν σχέση με την εργασία τους και τι όχι, όπως το να επισκέπτονται ακατάλληλες ιστοσελίδες ή να κατεβάζουν μη εξουσιοδοτημένο λογισμικό. Εκπαίδευσέ τους για το πώς να ακολουθούν την πολιτική και πώς να χρησιμοποιούν τις συσκευές με ασφάλεια – αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει ισχυρά password και αναφορά τυχόν χαμένων ή κλεμμένων συσκευών άμεσα.

Πολιτική – χρησιμοποίησε την δική σου συσκευή – (ΧΔΣ)

Εάν θέλεις να δώσεις στους εργαζομένους την ευελιξία να εργάζονται απ' οπουδήποτε χρησιμοποιώντας τις προσωπικές τους συσκευές για την εργασία τους, τότε χρειάζεσαι μια πολιτική – χρησιμοποίησε την δική σου συσκευή – (ΧΔΣ).

Τι θα συμβεί εάν παραβούν τους κανόνες της πολιτικής ;

Θα πρέπει επίσης να φροντίσεις να κατανοήσουν οι εργαζόμενοι τι θα συμβεί εάν παραβούν τους κανόνες. Οι συνέπειες μπορεί να περιλαμβάνουν πειθαρχικές κυρώσεις ή αφαίρεση της συσκευής από αυτούς. Να θυμάσαι ότι είναι δική σου ευθύνη ως εργοδότης να φροντίσεις να είναι ο καθένας ενήμερος και ότι αντιλαμβάνεται τι θα συμβεί εάν παραβεί τους κανόνες. Καλό θα είναι λοιπόν να χρησιμοποιείς απλή γλώσσα, να είσαι συγκεκριμένος στο σύνολο της πολιτικής σου και να ζητήσεις από τους εργαζομένους να υπογράψουν ένα έγγραφο που θα λέει ότι την έλαβαν και την κατανόησαν.

Νομική προστασία της επιχείρησης σου

Μια ευκολονόητη Πολιτική Αποδεκτής Χρήσης ωφελεί και προστατεύει την επιχείρηση και τους εργαζομένους της. Κάθε πληροφορία ή δεδομένο που κοινοποιείται ψηφιακά περιέχει κινδύνους ασφαλείας. Αυτό ονομάζεται υπευθυνότητα κυβερνοχώρου (cyberliability) και βασικά σημαίνει τους κινδύνους που ενέχονται όταν μια επιχείρηση χρησιμοποιεί τεχνολογία ή αποθηκεύει δεδομένα με τρόπο που τα κάνει ευάλωτα σε κυβερνοεπιθέσεις και παραβίαση δεδομένων. Αρχικά, η θέσπιση της πολιτικής δεν βοηθά μόνο στην αποτροπή να συμβούν τέτοια θέματα, αλλά βοηθά επίσης στην νομική προστασία της επιχείρησης, εάν συμβεί κάποιο λάθος ή παραβίαση, διότι δείχνει ότι έχεις λάβει σοβαρά υπ' όψη τις ευθύνες και έχεις πάρει μέτρα για να μειώσεις τους κινδύνους.

Κρατώντας την πολιτική σου ενήμερη

Καθώς η τεχνολογία και τα θέματα ασφαλείας μεταβάλλονται συνεχώς, φρόνιμο είναι να επανεξετάζεις την πολιτική σου τακτικά, αλλιώς μπορεί όταν την χρειαστείς να ανακαλύψεις ότι δεν είναι αποτελεσματική.

Αξίζει επίσης να φροντίζεις ώστε η πολιτική σου να είναι ενήμερη με την τεχνολογία, τους νόμους και τους κανονισμούς ασφάλειας δεδομένων, καθώς κατά καιρούς αλλάζουν. Και τελειώνοντας, θυμήσου να ενημερώνεις τους εργαζομένους σου για κάθε αλλαγή ή ενημέρωση της πολιτικής και να επιβεβαιώνεις ότι κατανοούν όλες τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθούν έτσι ώστε να είναι οι ίδιοι και η επιχείρηση σου ασφαλείς.

Κάθε Πολιτική Αποδεκτής Χρήσης είναι μοναδική, και αυτά είναι σημαντικά θέματα που πρέπει να σκεφτείς, ώστε να είναι βέβαιο ότι η δική σου υποστηρίζει την επιχείρησή σου.

Για προσωπική υποστήριξη, μπορείς να συνομιλήσεις με έναν από τους ψηφιακούς μας συμβούλους στο V-Hub.